紙面の設定

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ページの余白やそこに書き込める文字数や行数は、紙面のレイアウトを決める基本的な設定です。文章を書き終えてから紙面の設定を変更するとレイアウトが大幅に崩れて、それまでのレイアウトのための努力が徒労に終ることがあります。あらかじめ最終的な紙面が分っている場合には、最初に紙面の設定を終えておきましょう。

以下では余白の設定と文字数等の設定を順番に解説しています。みなさんが設定作業を行う場合には必ずこの順番で設定して下さい。十分な余白がないと、文字や行を詰め込む領域が足りなくてうまく設定できない場合があるからです。

用紙の設定 †

たぶんデフォルトでA4縦になっていると思いますので、論文やレポートであればその設定のままで結構です。演習室のプリンタにはそもそもA4用紙しか用意されていないので、基本的にはこの設定しか使うことはないでしょう。

A4の用紙を横向きで利用したいときには、設定が必要になります。書式 > 文書のレイアウト とメニューから開いたウィンドウの下に表示される ページ設定 ボタンを使って設定して下さい。縦か横かはページ設定の画面の人の向きで指定します。人の向きが文字の向きだと思って下さい。以下の画像のように人が横向きになっているのは、A4の紙を横方向に使うことを意味しています。

余白の設定 †

文字数と行数の設定 †

ページのなかにどれだけの文字を詰め込むかといった設定をします。私がバイブルとしている「Word で作る長文ドキュメント」によれば、日本語の文章を書くときには、さまざまな理由を挙げて「行数のみを指定する」を選択することを推奨しています。痛い目に会いたくない私もその指示を信じることとします。

この設定画面の右の方に文字方向の設定があります。これは横書きの文章か縦書きの文章かを設定する項目です。科学技術論文の場合、縦書きということはまずありません。横書きを選択しましょう。

フッターとヘッダーの設定 †

文書の余白の部分に文字を書きたくなることがあります。ページ毎に振られたページ数などがこの典型です。非常に長い文章の場合には、紙の右上などにそのページの章の見出しを書くこともあります。フッター(footer)やヘッダー(header)はこのようなものを書くための領域のことです。フッターは紙面の下側の余白の部分に、ヘッダーは上側の余白の部分に含まれます。

以下では、フッターの中央部にページ数を振るための設定を説明します。まず、表示メニューでヘッダーとフッター項目の左にチェックマークが出ているか確認して下さい。もしチェックマークがない場合には、この項目を選択して表示することができます。

次に、フッターの領域をクリックして選択し、挿入 メニューのページ番号…を選択し、以下の図のように設定することで、各ページに自動的にページ数が振られます。

紙面設定の保存 †

ここで行った作業を毎回、新しい文書を作成するたびに行うのは大変です。Microsoft Word はこの面倒な作業を省くために、設定した内容を保存する機能を提供しています。ファイルメニューから別名で保存…項目を選択し、テンプレート形式としてWord テンプレート (.dotx)を選択した上で、適宜名前をつけて保存しましょう。

以下の例は、コンピュータリテラシでの Word の実習のためのテンプレートを私が保存した画面です。新しいテンプレートに cl.dotx という名前をつけて保存しています。

このテンプレートを利用して、新しい文書を作成するときはファイルメニューからプロジェクトギャラリー…を開き、サイドメニューの個人用テンプレートから該当するテンプレートを選択するだけです。

なお、個人用のテンプレートは Mac OS X のファイルシステムにおいては、ホーム > ライブラリ > Application Support > Microsoft > Office > ユーザテンプレート という場所に保存されています。人からテンプレートをもらった場合は、ここに保存しましょう。

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